현재 한국박물관·미술관협회에는 전국적으로 700여 개의 박물관과 미술관이 회원으로 가입되어있다. 수적으로는 풍성하고 화려해 보이지만 뮤지엄(박물관/미술관)의 기능을 제대로 갖춘 곳이 얼마나 되는지 들여다본다면 매우 실망스럽다. 더구나 실제모습을 가늠하기 위한 각 뮤지엄의 기록관리 실태는 확인자체가 거의 불가능하다. 기록관리 기능이 없는 곳이 태반이기 때문이다. 뮤지엄이란 소장하는 소장품을 중심으로 전시 및 각종 프로그램, 연구 등 학예기능을 핵심으로 하는 기관이다. 큐레이터, 레지스트라, 에듀케이터, 전시디자이너 등의 학예업무와 이를 실행하게 하는 행정업무가 맞물려 돌아가며 하나가 끝나면 곧바로 다음 프로젝트로 숨 가쁘게 진행해야 하는 곳이 뮤지엄이다. 그러다보니 새로운 기획을 위해 과거의 기록을 참고하고자 할 때, 이미 지나간 전시나 프로젝트의 온전한 흔적을 찾기가 쉽지 않다. 그럴 때 우리는 적절한 공간에 과거의 기록들을, 한데 모아 질서정연하게 관리하는 기능이 필요하다고 생각하게 된다. 그러한 장소가 뮤지엄의 ‘기관기록 아카이브’이다.

뮤지엄 700개 시대의 수준을 높이고 진일보한 미래를 열어가고자 할 때 가장 기초적인 단초를 제공하는 것이 바로 전문 아키비스트가 관리하는 ‘기관기록 아카이브’이다. 관리가 잘된 기관기록은 현업부서의 업무수행에 활용될 뿐 아니라 내외부 연구자들의 연구자원으로 활용된다. 행정부서에서 수행하는 계약 혹은 뮤지엄 규정 변경 시, 홍보나 마케팅 업무에 사진이나 영상기록 등을 활용할 때, 큐레이터나 에듀케이터가 특정작품이나 과거전시에 관한 정보를 수집하기 위해, 또 내외부 연구자들이 해당 뮤지엄의 소장품과 역사, 전시와 각종 프로그램에 관해 출판을 하거나, 다큐멘터리를 제작할 때 관련 기록자료를 제공하는 역할은 오로지 잘 관리된 ‘기관기록 아카이브’ 만이 수행 가능하다. 

문제는 현재 국내 뮤지엄 가운데 체계적으로 기관기록을 관리하는 ‘기관기록 아카이브’는 두 곳, 국립현대미술관과 백남준아트센터 뿐이라는 점이다. 국립현대미술관은 늦게나마 여기저기 널려있던 수백 개의 박스를 찾아 1969년부터의 기록들을 정리하여 이제 막 공개하기 시작하였고, 백남준아트센터는 유일하게 2008년 설립 당시부터 착실하게 아카이브를 운영하고 있다. 뮤지엄아카이브에서 관리해야 할 기록의 유형을 기능별로 분류하면 다음과 같다.1)

1) 운영 관련: 운영을 결정하는 각종 위원회 기록, 관장의 기록, 정부 혹은 공공기관의 뮤지엄 정책이나 공문 등 

2) 소장품 관련: 구매목록, 소장처와 과거 이력, 기증서약서 기타 작품연구자료 등. 그 외 소장품과 전시용 대여 작품의 입/반출, 포장, 운송 등의 기록. 대여계약서, 컨디션리포트, 운송 및 보험기록 등

3) 전시기록: 전시회의록, 작품 체크리스트, 작품 설명, 가치평가 및 보존기록, 기타 전시장 설계기록, 홍보 및 보도자료, 운송기록 등

4) 학예기록: 학술연구(발굴 등 외부 프로젝트, 장기연구프로젝트 및 강연)

5) 보존/복원기록: 생성부서에서 관리하고 활용

6) 프로그램 및 프로젝트 기록: 단체 관람객 대상 교육프로그램, 성인 교육프로그램, 학술세미나와 심포지엄, 토크와 강의, 전시설명 투어 등 관련 기록 (강사계약서, 교수계획서, 교육용 텍스트, 인쇄된 프로그램, 활동지, 교육프로그램 사진, 오디오 및 비디오 등)

7) 재정자원 발굴 및 행정 기록: 홍보 및 마케팅 기록, 법률기록, 연례보고서, 기타 소장품 저작권 관련내용, 웹사이트 관련, 소개 출판물, 브로셔 등

8) 뮤지엄 건축 관련 기록                                    

                                         

김철효(1945-) 서울미대 회화과 학사, 성신여대 대학원 미술사학과 석·박사. 월간 미술세계 평론수상. 삼성미술관리움 자료실 수석연구원, 한국문화예술위원회 아르코예술정보관 수석객원연구원, 국립예술자료원 자문위원 등 역임. 『미술전시기획자들의 12가지 이야기』(공저, 한길아트, 2005) 저술. 현 안상철미술관 관장.